Wybór odpowiedniego biura rachunkowego w celu rzetelnego prowadzenia księgowości w firmie to bardzo ważna decyzja biznesowa. Nie powinna być ona podejmowana pochopnie i w pośpiechu. Ostateczny wybór powinnyśmy podjąć analizując nasze potrzeby oraz styl naszej pracy. Czy czujemy potrzebę osobistego spotkania z księgowym? A może odpowiada Nam współpraca zdalna? Czy czujemy potrzebę częstego kontaktu w sprawach księgowych czy też nasz kontakt w tym zakresie ograniczamy do niezbędnego minimum? Czy obecne biuro rachunkowe nie spełnia Naszych oczekiwań? Dlaczego tak jest? Co Nam nie odpowiada w tej współpracy?
Ciężka współpraca
Zacznijmy od kwestii związanych z szeroko pojętą komunikacją. Dobre biuro rachunkowe powinno dbać o dobrą komunikację z klientem, na bieżąco wyjaśniać wszelkie zawiłości rachunkowo-księgowe, sprawnie komunikować wszelkie wątpliwości podatkowe. Jeśli ciężko uzyskać Nam potrzebne informacje, kontakt z księgowym jest utrudniony lub niechętnie wyjaśnia Nam powyższe kwestie, wiedzmy, że nie jest to normalna sytuacja. Dobry księgowy odpowie na pytania na temat tego, co może być kosztem prowadzenia działalności, a co nie oraz w jaki sposób poprawnie wystawić fakturę sprzedaży czy dobrze rozliczyć odbytą delegację.
Księgowy powinien także zawsze udostępnić dokumentację na życzenie klienta. Klient powinien mieć informację o stanie swoich rozliczeń w Księdze przychodów i rozchodów lub o wartości dokonanej sprzedaży w ciągu roku czy miesiąca. Jakie faktury zostały ujęte w kosztach? Być może coś nie zostało zaliczone do kosztów uzyskania przychodu? Klient powinien być też informowany na bieżąco o wartości podatków do zapłaty, kwocie płatności składek ZUS.
Zaginione faktury czy błędy w rozliczeniach również nie powinny mieć miejsca.
Styl współpracy oraz potrzeby klienta
Niektórzy klienci nadal potrzebują osobistego kontaktu z księgowym. Inni natomiast wolą współpracować w formie zdalnej. Podejmując współpracę z biurem rachunkowym, powinniśmy rozważyć którym rodzajem klienta jesteśmy i wziąć pod uwagę jakie preferencje w tej kwestii posiada obecne oraz nowe biuro rachunkowe. W obecnych czasach nie ma obowiązku dostarczania dokumentów w formie papierowej, zazwyczaj zeskanowany dokument jest wystarczający. Jeśli jednak taka forma współpracy Nam nie odpowiada, nie powinniśmy tkwić w niewygodnej dla Nas formie współpracy i poszukać biura, które jest w pobliżu naszej firmy.
Kolejnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę, to zakres świadczonych usług. Czy biuro rachunkowe świadczy tylko usługi księgowe czy także kadrowo-płacowe? Czy na życzenie klienta możliwe jest sporządzenie dodatkowych raportów finansowych? Być może chcemy aby Bilans czy Rachunek Zysków i Strat był sporządzany co kwartał lub co pół roku? Warto znaleźć biuro, które świadczy takie usługi. Biuro rachunkowe LUNA TAX kompleksowo zajmuje się wszystkimi powyższymi kwestiami.
Pozostałe kwestie
Jeśli chodzi o pozostałe rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, będą to m.in.:
– Bezpieczeństwo powierzonych danych oraz przepisy RODO – ważne jest, aby biuro dbało o te kwestie i dbało o prawidłowe zabezpieczenie danych klientów. Pomoże w tym na pewno odpowiednie i rzetelne oprogramowanie,
– Reprezentacja przed urzędami oraz wszelkimi instytucjami podatkowymi – jeśli nie chcemy zbyt często odwiedzać takich miejsc, warto zadbać o odpowiednie upoważnienie dot. reprezentacji klienta przed organami podatkowymi.
Kiedy jest najlepszy czas na zmianę?
Tak naprawdę biuro zmienić możemy w każdym momencie roku kalendarzowego. Należy zwrócić uwagę tylko na kwestię okresu wypowiedzenia umowy z obecnym biurem. Umowa zakończy się po upływie określonego okresu rozliczeniowego (miesiąca), księgowy składa we wszelkich urzędach i instytucjach wszystkie dokumenty kończące dany okres rozliczeniowy, a następnie przekazuje niezbędne informacje do nowego biura, aby ono mogło kontynuować rozliczenia.
Najlepszym jednak okresem na zmianę, będzie koniec roku. Ma to znaczenie w kwestiach zachowania spójności prowadzonej dokumentacji. Obecne biuro, oprócz powyższych dokumentów i rozliczeń sporządzi prawdopodobnie roczne sprawozdanie finansowe i zakończy rok.
W jaki sposób zmienić biuro rachunkowe na nowe?
Ważne będzie tu kilka aspektów:
– znalezienie nowego biura, które spełnia nasze wymagania,
– wypowiedzenie umowy z obecnym biurem rachunkowym,
– podpisanie umowy z nowym biurem,
– odebranie dokumentacji księgowej ze ‘starego’ biura i przekazanie jej nowemu,
– zaktualizowanie danych w CEiDG (zmiana danych biura rachunkowego oraz podanie nowego miejsca przechowywania dokumentów księgowych),
– podpisanie upoważnienia z nowym biurem do reprezentacji przed urzędami i instytucjami podatkowymi.
Wybór właściwego księgowego to ważna kwestia. Jeśli poszukujemy biura elastycznego, kompleksowo świadczącego usługi księgowe, kadrowo-płacowe, sprawozdawcze, zapraszamy do skorzystania z oferty biura rachunkowego LUNA TAX. Oferujemy pełne zrozumienie potrzeb klienta przy wsparciu najnowszych technologii, z dostępnością rozliczeń księgowych online o każdej porze. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.
