Założenie działalności gospodarczej to jedna z najważniejszych biznesowych decyzji, która prowadzi do kolejnej ważnej decyzji, jaką jest wybór biura rachunkowego, które w sposób sprawny i rzetelny poprowadzi księgowość firmy. Taka współpraca pomiędzy biurem, a klientem odbywa się w dzisiejszych czasach bardzo często w formie elektronicznej. Jak się przygotować do procesu nawiązania współpracy z biurem? Postaram się opowiedzieć w skrócie jak taki proces wygląda.
Na wstępie należy zaznaczyć, że inaczej taki proces będzie wyglądał w przypadku, gdy dopiero zaczynamy prowadzenie działalności i szukamy naszego pierwszego biura rachunkowego, a inaczej w przypadku, gdy chcemy naszą księgowość przenieść z jednego biura rachunkowego do drugiego. Poniżej przedstawiam opis obu tych przypadków.
Rozpoczęcie działalności.
Gdy szukamy naszego pierwszego biura rachunkowego, właśnie założyliśmy działalność i szukamy kogoś, kto poprowadzi księgowość lub też planujemy to zrobić i szukamy kogoś, kto Nam doradzi w tym procesie. Niezależnie od tego, który przypadek Nas dotyczy, powinniśmy się przygotować na szereg pytań, które są kluczowe, aby cały proces przebiegł sprawnie.
Gdy założyliśmy już firmę, niezbędne będzie przedstawienie dokumentów:
– kopia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wraz z wyborem formy opodatkowania,
– zgłoszenie do ZUS,
– kopia złożonych zgłoszeń VAT-R,
– wykaz numerów bankowych wykorzystywanych w prowadzonej działalności,
– oświadczenie o wysokości uzyskanego przychodu z tyt. umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych,
– umowa spółki cywilnej (w przypadku spółek cywilnych),
– zaświadczeń o numerze REGON, NIP,
– umowa lub status spółki (w przypadku spółek osobowych i kapitałowych),
– kopia księgi udziałów lub księgi akcyjnej (w przypadku spółek kapitałowych).
Gdy nie założyliśmy jeszcze działalności, biuro pomoże Nam w wymienionych wyżej formalnościach i dostosuje je odpowiednio do Naszych potrzeb. Doradzi najlepszą formę działalności oraz formę opodatkowania. Pomoże też w dopełnieniu wszelkich formalności w urzędach.
Następny krok to podpisanie umowy o świadczenie usług oraz ustalenie kwestii związanych z organizacją współpracy, dostępem online, sposobem przepływu dokumentów. W biurze rachunkowym LUNA TAX oferujemy stały dostęp online z dowolnego urządzenia do stanu swoich rozliczeń oraz brak konieczności fizycznego przesyłania dokumentów do biura, wystarczy przesłanie ich mailem lub też załadowanie na dedykowaną do tego platformę księgową. Oczywiście istnieje także opcja osobistego kontaktu oraz dostarczenia dokumentów osobiście.
Bardzo ważne jest także określenie zakresu obowiązków dla każdej ze stron oraz czasu obsługi czy godzin wzajemnej dostępności.
Przeniesienie księgowości do innego biura rachunkowego.
Czasem zdarza się sytuacja, że pragniemy naszą księgowość przenieść z jednego biura rachunkowego do drugiego. W tym przypadku również powinniśmy przygotować się na odpowiedź na kilka kluczowych pytań. W dużej mierze ważne jest tu przedstawienie swoich wzajemnych oczekiwań oraz przedstawienie przez klienta biura czynników wpływających na zakończenie współpracy z poprzednim biurem rachunkowym. W przypadku pomyślnego podjęcia współpracy, niezbędne będzie przedstawienie też następujących dokumentów:
– księga przychodów i rozchodów narastająco od pierwszego dnia danego roku podatkowego do momentu zakończenia współpracy z poprzednim biurem (w przypadku prowadzenia KPiR),
– ewidencja przychodów narastająco od pierwszego dnia danego roku podatkowego do momentu zakończenia współpracy z poprzednim biurem wraz z kalkulacją zryczałtowanego podatku dochodowego (w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego),
– ewidencja środków trwałych oraz wszelkie dane o nich (tabele amortyzacyjne, dokumenty OT, LT itp.), ewidencja wyposażenia,
– remanent początkowy na 1 dzień danego roku,
– dokumentacja ZUS,
– informacja o nieopłaconych fakturach kosztowych,
– kopia złożonych dokumentów VAT-R/VAT-UE,
– potwierdzenie nadania numeru VAT-UE,
– kopia ostatniej złożonej deklaracji VAT (JPK),
– informacja o stratach podatkowych z ostatnich 5 lat
oraz dodatkowo w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych:
– polityka rachunkowości,
– plan kont,
– zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych narastająco od początku roku obrotowego,
– dziennik księgowań za bieżący rok obrotowy dot. wszystkich kont rachunkowych,
– kalkulacje zaliczek na podatek dochodowy od początku roku obrotowego,
– sprawozdanie finansowe za poprzedni rok wraz z uchwałą o jego zatwierdzeniu oraz opinią biegłego rewidenta (jeśli dotyczy),
– wykaz otwartych rozrachunków na ostatni dzień poprzedzający rozpoczęcie współpracy z nowym biurem,
– zestawienie rozliczeń międzyokresowych kosztów,
– deklaracja CIT-8 za poprzedni rok,
– rejestry VAT za okres od początku roku obrotowego do momentu zakończenia współpracy z poprzednim biurem,
– kopie obowiązujących umów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (najmy, leasingi, kredyty, pożyczki itp.).
Niezależnie czy rozpoczynamy po raz pierwszy naszą współpracę z biurem rachunkowym czy zmieniamy biuro na inne, niektóre kwestie ustalane na początku współpracy będą wspólne dla obu tych przypadków. Na pewno będzie to podpisane umowy o świadczenie usług, która usatysfakcjonuje obie strony. Ustalone zostaną też szczegóły dotyczące formy przekazywania faktur kosztowych (mailowo, poprzez załadowanie ich na platformę księgową czy też osobiście w wersji papierowej). Należy też ustalić czy faktury sprzedażowe będą wystawiane w dotychczasowej formie, np. we własnym systemie czy też wystawiane będą za pomocą oprogramowania, udostępnionego przez biuro rachunkowe na dedykowanej do tego platformie księgowej. Biuro rachunkowe LUNA TAX oferuje taką opcję. Dzięki temu rozwiązaniu, klient może wystawiać faktury sprzedaży, które automatycznie księgują się w systemie księgowym. Podczas rozmów z biurem na początku współpracy, zostanie także ustalony termin dostarczania dokumentów za poprzedni miesiąc w celu ich zaksięgowania. W naszym biurze oferujemy 10% zniżki na usługi księgowe w danym miesiącu, jeśli klient dostarczy wszystkie dokumenty do określonego czasu, co może przyczynić się do obniżenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Po podpisaniu umowy o świadczenie usług z biurem udzielane jest także pełnomocnictwo, które uprawnia biuro do składania informacji i deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego, ZUS, NBP czy GUS.
Jak można zauważyć, wszystkie powyższe rzeczy stanowią całkiem pokaźną listę kwestii, które należy uzgodnić z biurem rachunkowym na początku współpracy. Nie należy jednak bać się tego procesu. Wzajemne zrozumienie oraz sprawna komunikacja sprawią, że powyższe formalności nie będą sprawiały nadmiernych kłopotów, a księgowość będzie prowadzona prawidłowo i rzetelnie.
