Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to system teleinformatyczny stworzony przez organ Ministerstwa Finansów w celu wystawiania, udostępniania oraz pobierania tzw. faktur ustrukturyzowanych, to jest faktur, w określonym formacie drogą elektroniczną. Trzeba podkreślić, że wkrótce wystawianie faktur VAT przy pomocy tej metody będzie dla przeważającej ilości przedsiębiorców (czynnych i zwolnionych) jedyną możliwą formą wystawiania dokumentów. To oznacza również, że w dużej większości faktury wystawiane w formie papierowej znikną z obiegu gospodarczego. Kiedy system KSeF staje się obowiązkowy? Kto ma obowiązek z niego korzystać? Jak będzie wyglądał obieg dokumentów sprzedażowych i kosztowych? W niniejszym wpisie postaram się rozwiać powyższe wątpliwości.
KSeF – czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana, o której mowa powyżej, to faktura w formacie xml, zgodna ze strukturą logiczną e-Faktur FA(3), która ogłoszona została w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). To nic innego, jak faktura w określonej strukturze, wspólnej dla wszystkich przedsiębiorców.
Od kiedy w Polsce?
Prace nad całym systemem miały miejsce już w 2021 roku, kiedy to Ministerstwo Finansów wprowadziło pilotaż z udziałem podatników, gdzie udostępniono pierwsze środowisko testowe KSeF. Na skutek problemów technicznych związanych z systemem, kilkakrotnie przesuwano ostateczną datę obowiązkowego wprowadzenia systemu w Polsce, aby ostatecznie ustalić dwie daty:
- 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (brutto) przekroczy w 2025 r. kwotę 200 mln złotych,
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Dla kogo KSeF jest obowiązkowy?
System będzie obowiązkowy dla większości polskich podatników, z wyjątkiem podmiotów nie posiadających siedziby lub miejsca prowadzenia działalności na terenie Polski. Nie obejmie również:
- rolników ryczałtowych (zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur, składania deklaracji VAT oraz prowadzenia ewidencji),
- transakcji B2C, czyli faktur wystawianych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, w tym przypadku obieg dokumentów może nastąpić poza systemem KSeF (elektronicznie lub papierowo),
- faktur uproszczonych – mowa tu o fakturach uproszczonych o wartości nieprzekraczającej 450 zł brutto lub 100 EUR, tj. o paragonach fiskalnych z NIP do powyższej kwoty. Dokumenty te nie podlegają obowiązkowi ujęcia ich w KSeF. Warto tu również nadmienić, że w niedługim czasie faktury te znikną z obiegu gospodarczego. Duże podmioty mogą wystawiać takie faktury tylko do końca stycznia 2026 r., pozostali przedsiębiorcy mogą to robić do końca marca 2026 r.,
- biletów, które uznać można w niektórych przypadkach za faktury, np. paragony za przejazd autostradami płatnymi,
- procedury szczególne – mowa tu o podatnikach korzystających z procedur szczególnych (dział XII, rozdział 7, 7a, 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach).
W jaki sposób funkcjonował będzie system KSeF?
System obejmował będzie przesyłanie do Ministerstwa Finansów dokumentów sprzedaży wystawionych przez podatnika. Każdy dokument trafi do centralnej bazy, gdzie nadany zostanie mu unikalny identyfikator (będzie również możliwość pobrania urzędowego poświadczenia odbioru-UPO). W wyniku tego, będzie możliwe również pobranie z bazy wystawionych dla danego podatnika faktur wysłanych wcześniej przez innych podatników do KSeF. Do tych danych będą miały dostęp osoby wcześniej upoważnione. Do dostępu mogą być upoważnione konkretne osoby fizyczne, ale wskazać także można podmioty uprawnione do wystawiania czy otrzymywania faktur (np. biuro rachunkowe).
Warto również nadmienić, że zgodnie z art. 108g ustawy o VAT z dniem 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie przepis zobowiązujący do podawania numeru KSeF w tytule przelewu. Oznacza to, że płacąc za fakturę, nie będziemy podawać jej numeru, jak było do tej pory, ale ściśle określony numer KSeF nadany każdemu dokumentowi przez Ministerstwo Finansów. Jednak zgodnie z okresem przejściowym, przepis ten staje się obligatoryjny dla płatności dokonanych od dnia 1 sierpnia 2026 r.
Zalety wprowadzenia KSeF
- szybszy obieg dokumentów w firmie – brak potrzeby oczekiwania na otrzymanie faktury mailem lub w wersji papierowej, dokument pobierany jest z KSeF do systemu księgowego w krótkim czasie, przez co może trafić szybciej do odpowiednich osób w firmie,
- automatyzacja procesów księgowych – brak potrzeby oczekiwania na dokumenty księgowe np. od pracownika, kontrahenta czy klienta,
- szybsze spływanie płatności za faktury sprzedaży – płatność może nastąpić szybciej, na skutek otrzymania przez kontrahenta faktury natychmiast, po pobraniu jej z systemu KSeF,
- brak konieczności przechowywania dokumentów papierowych – obowiązek przechowywania faktur i ich archiwizacji przejmie od podatników KSeF,
- ograniczenie ryzyka błędów ludzkich – dokument z KSeF zaciąga się automatycznie ze wszystkimi niezbędnymi danymi potrzebnymi do zaksięgowania dokumentu, przez co nie trzeba ich wpisywać ręcznie,
- eliminacja z obrotu gospodarczego duplikatów faktur – duplikat faktury nie będzie obowiązywał w przypadku dokumentów przesłanych do systemu KSeF.
Wejście w życie systemu KSeF jest już pewne, dlatego należy zadbać o jak najlepsze przygotowanie się do procedury wdrożenia go w naszej firmie. Należy także zastanowić się które osoby powinny być upoważnione do korzystania i komunikowania się z KSeF w firmie, aby zawczasu zadbać o odpowiednie upoważnienia.
Już teraz należy zadbać o to, aby systemy księgowe, które obecnie obsługują księgowość spełniały wszystkie wytyczne KSeF i były z nim w pełni kompatybilne. W biurze rachunkowym LUNA TAX wykorzystujemy system, który spełnia te wymogi. System do fakturowania, który jest wdrożony w naszym biurze jest w pełni zintegrowany z KSeF, a wystawienie faktury jest bardzo intuicyjne i nieskomplikowane dla przedsiębiorcy. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.
